PERLEMBAGAAN SURAU

PERLEMBAGAAN SURAU DARUL ILMI
AGENSI PENGUATKUASAAN MARITIM MALAYSIA


BAHAGIAN 1: PENGENALAN

PERKARA 1: DEFINISI

1.1 Dalam Perlembagaan ini melainkan jika kandungan ayatnya mengkehendaki berlainan, perkataan-perkataan berikut akan memberi erti seperti yang diterangkan iaitu:

1.1.1 ‘Ahli Jawatankuasa’ - Ertinya Ahli Jawatankuasa Surau Darul Ilmi’. Selepas ini disebut ‘AJK’.

1.1.2 ‘Surau Darul Ilmi - Ertinya Surau Darul Ilmi Ibu Pejabat Maritim PUTRAJAYA. Selepas ini disebut ‘Surau’.

1.1.3 ‘Pengerusi Jawatankuasa’ - Ertinya ‘Pengerusi Ahli Jawatankuasa Surau Darul Ilmi’. Selepas ini disebut ‘Pengerusi’.

1.1.4 ‘Tabung Kewangan Surau’ - Ertinya ‘Tabung Kewangan Surau Darul Ilmi, Ibu Pejabat Maritim PUTRAJAYA. Selepas ini disebut ‘Tabung’.

1.2 Tujuan perlembagaan surau ini digubal adalah untuk menentukan dasar pentadbiran dan pengurusan surau diwujudkan dan supaya AJK dapat mentadbir serta menguruskan surau secara profesional, sistematik dan berkesan.

PERKARA 2: PENDAHULUAN

2.1 Perlembagaan ini dinamakan Perlembagaan Surau Darul Ilmi. Keseluruhan peraturan yang terkandung di dalam perlembagaan ini tidak ada kaitannya dengan hal-hal lain kecuali ciri-ciri yang menerangkan kesemua aspek pentadbiran dan pengurusan surau.

2.2 Perlembagaan ini juga tidak bertujuan untuk mengatasi mana-mana arahan pentadbiran berkenaan pentadbiran masjid/surau yang dikelolakan oleh pihak yang lebih tinggi sama ada Kerajaan mahupun swasta sejauh mana ia diterima pakai.

2.3 Segala pindaan atau tambahan kepada perlembagaan ini hendaklah dibincangkan dalam mesyuarat AJK.

PERKARA 3 - OBJEKTIF

3.1 Objektif AJK adalah seperti berikut:

3.1.1 Menentukan dan memastikan pentadbiran, pengurusan serta penghayatan surau dikendalikan secara sistemetik dan profesional.

3.1.2 Menentukan bangunan surau dan persekitarannya dalam keadaan bersih dan ceria sepanjang masa.

3.1.3 Menyediakan kemudahan-kemudahan yang berpatutan untuk dimanfaatkan oleh jemaah.

3.1.4 Menguruskan aliran keluar masuk wang tabung dengan penuh amanah dan bertanggungjawab.

3.1.5 Merancang dan menentukan pelaksanaan aktiviti pengimarahan surau berjalan dengan baik samada berbentuk harian, mingguan, bulanan mahupun tahunan bagi menarik lebih ramai ahli jemaah.

3.1.6 Menjadikan surau sebagai surau contoh kepada surau-surau kecil di bawah naungan (wilayah-wilayah).

BAHAGIAN II: AHLI JAWATANKUASA

PERKARA 4 - PERLANTIKAN AJK

4.1 AJK hendaklah dilantik daripada yang beragama Islam dan bertanggungjawab di atas penggubalan dan pindaan perlembagaan surau:

4.2 Keahlian. AJK adalah seperti berikut:

4.2.1 Penaung. Pegawai yang terkanan sekali dalam Agensi.

4.2.2 Pengerusi. Pegawai yang dilantik oleh penaung atau mesyuarat.

4.2.3 Timbalan Pengerusi. Hendaklah dicadangkan dalam mesyuarat AJK.

4.2.4 Setiausaha. Hendaklah seorang yang mudah berhubung dengan pengerusi dan dipersetujui mesyuarat.

4.2.5 Timbalan Setiausaha. Hendaklah dilantik dalam mesyuarat AJK.

4.2.6 Bendahari. Hendaklah seorang pegawai bertauliah yang dilantik dalam mesyuarat.

4.2.7 Timbalan Bendahari. Hendaklah seorang pegawai yang dipersetujui dalam mesyuarat AJK.

4.2.8 AJK Harta. Hendaklah dilantik dalam mesyuarat AJK.

4.2.9 Timbalan AJK Harta. Hendaklah dilantik dalam mesyuarat AJK.

4.2.10 AJK Kehormat. Hendaklah terdiri daripada pengerusi atau imam di surau-surau kecil di bawah naungan. AJK Kehormat tidak dikira dalam pengiraan dua pertiga kehadiran mesyuarat.

4.3 Sekiranya terdapat mana-mana AJK yang berpindah atau meletak jawatan bukan dalam masa mesyuarat, perlembagaan ini memperuntukkan kepada pengerusi untuk membuat perlantikan baru dengan syarat ianya mestilah mematuhi syarat-syarat yang terkandung di dalam perkara 4.1 dan 4.2 perlembagaan ini.

PERKARA 5 - TUGAS AJK

5.1 Tugas dan tanggungjawab AJK adalah seperti dinyatakan di bawah ini:

5.1.1 Pengerusi:

5.1.1.1 Ketua kepada semua AJK.

5.1.1.2 Mempengerusikan semua mesyuarat AJK.

5.1.1.3 Bertanggungjawab sepenuhnya dalam semua aspek yang berhubung dengan surau.

5.1.1.4 Meluluskan pengeluaran kewangan tabung seperti yang diperuntukkan dalam perlembagaan ini.

5.1.1.5 Melaporkan kepada pihak atasan perkara-perkara yang sepatutnya dilaporkan berkenaan dengan surau.





5.1.2 Timbalan Pengerusi:

5.1.2.1 Mengambil alih fungsi pengerusi semasa ia tiada.

5.1.2.2 Membantu pengerusi dalam pengurusan dan pentadbiran surau.

5.1.2.3 Melaksanakan arahan-arahan yang berkaitan sebagaimana yang diarahkan oleh pengerusi.

5.1.3 Setiausaha:

5.1.3.1 Bertanggungjawab kepada pengerusi di atas semua aspek urusetia surau.

5.1.3.2 Sebagai urusetia kepada mesyuarat AJK.

5.1.3.3 Menguruskan semua mesyuarat AJK serta menyediakan agenda dan mengeluarkan minit mesyuarat dalam tempoh 72 jam setelah diluluskan oleh pengerusi.

5.1.3.4 Menyediakan semua surat-menyurat AJK.

5.1.3.5 Menyimpan semua rekod yang berkaitan dengan surau selain daripada rekod berkenaan dengan kewangan tabung.

5.1.3.6 Melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan sebagaimana yang diarahkan oleh pengerusi.

5.1.4 Timbalan Setiausaha:

5.1.4.1 Mengambil alih fungsi setiausaha semasa ketiadaan beliau.

5.1.4.2 Membantu setiausaha dalam menjalankan tanggungjawabnya.

5.1.5 Bendahari:

5.1.5.1 Bertanggungjawab dalam semua urusan yang berkaitan dengan kewangan surau.

5.1.5.2 Merekod semua urusan keluar masuk kewangan tabung.

5.1.5.3 Memasukkan semua wang masuk yang diterima ke dalam bank yang ditetapkan.

5.1.5.4 Menyimpan wang tunai di tangan tidak melebihi RM 500.00 setiap masa.

5.1.5.5 Menyediakan semua resit, baucar dan dokumen mengikut peraturan.

5.1.5.6 Mengemaskini pengurusan akaun untuk tujuan audit oleh Cawangan Hal Ehwal Agama Islam Maritim, Ibu pejabat atau mana-mana pihak dari semasa ke semasa.

5.1.5.7 Membentang laporan kewangan Tabung apabila dikehendaki.

5.1.5.8 Bertanggungjawab menguruskan insuran Takaful bagi melindungi aset surau.

5.1.5.9 Melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan sebagaimana yang diarahkan oleh pengerusi.

5.1.6 Timbalan Bendahari:

5.1.6.1 Membantu bendahari mengawal buku-buku subsidiari Tabung.

5.1.6.2 Membuat pengiraan kutipan derma mingguan dan diserahkan kepada bendahari.

5.1.6.3 Melaksanakan tugas-tugas lain mengikut arahan.

5.1.7 AJK Harta:

5.1.7.1 Bertanggujawab kepada pengerusi dalam perkara yang berkaitan dengan semua harta surau.

5.1.7.2 Mengemaskini rekod semua jenis harta surau.

5.1.7.3 Memastikan keselamatan harta terjamin dan keadaannya sentiasa baik dan bersih.

5.1.7.4 Menyediakan buku-buku rekod pinjaman peralatan surau.

5.1.7.5 Menyediakan peraturan pinjaman peralatan surau.

5.1.7.6 Membuat laporan kepada pengerusi di atas segala kerosakan harta benda surau.

5.1.7.7 Melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan sebagaimana yang diarahkan oleh pengerusi.

5.1.8 Timbalan AJK Harta:

5.1.8.1 Membantu AJK Harta dalam semua aspek tugas yang diamanahkan kepada beliau.

5.1.8.2 Melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan sebagaimana yang diarahkan oleh pengerusi.


BAHAGIAN III : PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

PERKARA 6 - PANDUAN PENGURUSAN

6.1 Pengurusan dan pentadbiran surau adalah berdasarkan kepada:

6.1.1 Al-Quran, Al-Hadis, Ijmak dan Qias.

6.1.2 Enakmen Pentadbiran Agama Islam Negeri Sarawak.

6.1.3 Dasar-dasar yang dikeluarkan oleh Jabatanarah Kagat.

6.1.4 Keputusan-keputusan mesyuarat AJK.

6.1.5 Arahan yang dikeluarkan oleh pengerusi setelah mendapat nasihat penaung.

PERKARA 7 - MESYUARAT

7.1 Kekerapan. Mesyuarat hendaklah diadakan sekurang-kurangnya dua kali setahun iaitu pada bulan Mei atau Jun dan November atau Disember. Notis mengadakan mesyuarat hendaklah dikeluarkan kepada semua AJK sekurang-kurangnya tujuh hari sebelum hari mesyuarat. Notis tersebut hendaklah menyatakan tarikh, masa dan tempat mesyuarat.

7.2 Agenda. Perkara yang hendak dimasukkan ke dalam agenda mesyuarat hendaklah dimajukan kepada setiausaha tidak kurang dari tiga hari sebelum mesyuarat. Agenda mesyuarat hendaklah disediakan oleh setiausaha dengan persetujuan pengerusi.

7.3 Korum. Korum yang dianggap cukup untuk bermesyuarat ialah dua pertiga dari jumlah AJK.


7.4 Penangguhan Mesyuarat. Jika pada ketika yang ditetapkan untuk bermesyuarat, korum tidak mencukupi pengerusi berhak menangguhkan mesyuarat ke suatu tarikh lain yang sesuai tidak lewat dari 30 hari dari tarikh penangguhan.

7.5 Minit Mesyuarat. Minit mesyuarat hendaklah dikeluarkan dalam masa 72 jam selepas diluluskan oleh pengerusi.

BAHAGIAN IV : KEWANGAN

PERKARA 8 - TABUNG SURAU

8.1 Tabung Surau. Tabung ini diwujudkan untuk pengurusan, penyimpanan serta perbelanjaan kewangan yang berkaitan dengan surau. Semua kutipan wang dan sumbangan-sumbangan akan disimpan dalam sebuah bank yang dipersetujui oleh AJK. Akaun yang digunakan hendaklah yang dibenarkan oleh syara’.

8.2 Pengurusan dan Pentadbiran. Pengurusan dan pentadbiran akaun tabung ini adalah mengikut tatacara dan arahan yang biasa diamalkan oleh tabung-tabung dalam ATM.

PERKARA 9 - SUMBER KEWANGAN

9.1 Sumber kewangan tabung adalah diperolehi melalui:

9.1.1 Sumbangan ikhlas jemaah.

9.1.2 Sumbangan/peruntukan daripada jabatan-jabatan agama kerajaan.

9.1.3 Sumbangan dari individu/kumpulan/syarikat dan seumpamanya.

9.2 Simpanan Tetap. Simpanan Tetap boleh dibuat melalui urusniaga yang memenuhi kehendak syara’ di bank yang dipersetujui oleh AJK.





PERKARA 10 - PERBELANJAAN

10.1 Perbelanjaan. Perbelanjaan tabung meliputi semua perkara yang berkaitan dengan surau sebagaimana berikut:

10.1.1 Perbelanjaan bangunan, kawasan dan harta surau.

10.1.2 Membiayai aktiviti-aktiviti surau.

10.1.3 Sumbangan kepada orang perseorangan atau pun institusi Islam yang memerlukan bantuan.

10.1.4 Saguhati kepada pensyarah-pensyarah, khatib-khatib luar, orang perseorangan serta mana-mana pihak yang telah turut membantu menjadikan surau sebagai pusat ibadah yang berwibawa.

10.1.5 Lain-lain perbelanjaan yang telah diluluskan oleh mesyuarat AJK.

10.2 Kuasa Meluluskan Perbelanjaan. Kuasa meluluskan perbelanjaan adalah seperti berikut:

10.2.1 Kos yang kurang dari RM500.00 sekali perbelanjaan boleh diluluskan oleh pengerusi. Bagaimanapun pengerusi boleh membelanjakan sehingga RM2,000.0 pada sekali perbelanjaan setelah medapat persetujuan daripada penaung.

10.2.2 Kos yang melebihi RM2,000.00 sekali perbelanjaan hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada mesyuarat AJK.

10.3 Had Perbelanjaan. Had maksimum perbelanjaan sebulan ialah RM3,000.00 dan baki tidak boleh dibawa ke bulan hadapan (kecuali mana-mana perbelanjaan yang telah terlebih dahulu mendapat kelulusan mesyuarat AJK. Bendahari bertanggungjawab sepenuhnya di atas pengeluaran perbelanjaan.

10.4 Tandatangan Timbal. Semua cek yang dikeluarkan hendaklah ditandatangani oleh sekurang-kurangnya dua orang di mana salah seorang daripadanya hendaklah yang memegang jawatan bendahari. AJK yang diberi kuasa oleh perlembagaan ini untuk menandatangani cek-cek surau adalah seperti berikut:

10.4.1 Pengerusi

10.4.2 Timbalan Pengerusi

10.4.3 Setiausaha

10.4.4 Bendahari

10.4.5 Timbalan Bendahari

10.4.6 AJK Harta


PERKARA 11- AUDIT, PEMERIKSAAN KIRA-KIRA, HAPUS KIRA DAN INSURAN

11.1 Audit. Tabung hendaklah diaudit sekurang-kurangnya dua kali setahun iaitu pada pertengahan dan penghujung tahun mengikut (sebelum mesyuarat AJK diadakan). Bendahari hendaklah membentang laporan audit dalam mesyuarat AJK berikutnya.

11.2 Pemeriksaan Kira-Kira. Pemeriksaan kira-kira dilaksanakan mengikut kaedah yang dikeluarkan oleh Angkatan Tentera Malaysia. Pemeriksa kira-kira dikehendaki memeriksa kira-kira bagi enam bulan yang lepas dan menyediakan laporan kepada pengerusi.

11.3 Hapus Kira/Susut Nilai. Segala hapus kira hendaklah diluluskan oleh pengerusi dan disahkan oleh Mesyuarat AJK sementara susut nilai pula adalah pada kadar 10 peratus setahun mengikut nilai semasa harta.

11.4 Insuran. Bendahari bertanggungjawab menguruskan insuran takaful meliputi risiko berikut:

11.4.1 Kehilangan/kecurian/kebakaran/kerosakan harta benda.

11.4.2 Perkara-perkara lain yang diputuskan oleh Mesyuarat AJK.

BAHAGIAN V : AM

PERKARA 12 - PENGGUNAAN HARTA DAN KEMUDAHAN SURAU

12.1 Kemudahan Surau. Orang-orang perseorangan dan berkumpulan boleh menggunakan surau ini untuk beribadah dan mengadakan majlis-majlis ilmu, dakwah, akad nikah, pengurusan jenazah dan seumpamanya selama mana ianya tidak bercanggah dengan hukum syara’.

12.2 Harta Surau. Orang Perseorangan atau ketua bagi kumpulan-kumpulan tertentu yang hendak menggunakan surau dan harta surau untuk satu-satu majlis hendaklah mendapat kebenaran daripada AJK Harta atau pun setiausaha dengan memberi maklumat-maklumat berikut:

12.2.1 Nama penuh orang perseorangan atau ketua kumpulan sebagaimana yang tercatat di dalam kad pengenalan diri.

12.2.2 Alamat rasmi.

12.2.3 Nombor kad pengenalan atau pun surat pendaftaran.

12.2.4 Tujuan penggunaan.

12.3 Pemulangan. Setiap penggunaan/pinjaman harta surau hendaklah dibuat pemulangan mengikut tarikh yang telah diarahkan. Sekiranya berlaku kehilangan atau kerosakan terhadap mana-mana peralatan yang dipinjam, peminjam hendaklah menggantikan peralatan yang sama atau lebih tinggi nilainya daripada peralatan yang hilang atau rosak itu.

PERKARA 13 - TAFSIRAN PERATURAN

13.1 Tafsiran. AJK boleh memberi tafsiran kepada peraturan-peraturan yang terkandung di dalam perkembangan ini dan bila mustahak memutuskan perkara yang tidak terkandung di dalam perlembagaan ini kecuali ke atas perkara-perkara yang bertentangan atau tidak selaras dengan dasar yang telah ditetapkan di dalam perlembagaan ini.

13.2 Muktamad. Keputusan AJK yang dibuat melalui perlembagaan Bahagian V perkara 13.1 adalah muktamad jika tidak diubah oleh keputusan mesyuarat AJK berikutnya.

PERKARA 14 - PINDAAN KEPADA PERATURAN

14.1 Pindaan. Peraturan ini tidak boleh diubah, dipinda atau ditambah kecuali melalui mesyuarat AJK.

14.2 Permohonan Pindaan atau Tambahan. Permohonan untuk mengubah, meminda atau menambah mana-mana perkara di dalam perlembagaan ini hendaklah dibuat kepada setiausaha secara bertulis dan maklumat berkaitan dengan perubahan atau pindaan itu hendaklah diedarkan atau pun dipaparkan bersama agenda mesyuarat.

14.3 Pembetulan Ejaan. Pembetulan atau pindaan kepada ejaan boleh dibuat oleh setiausaha dengan syarat bahawa pembetulan atau pindaan itu tidak akan menukar makna atau pun maksud perkataan dan ayat itu.



PERKARA 15 - SIMPANAN

15.1 Simpanan.

PERKARA 16 - PENUTUP

16.1 Perlembagaan ini mengandungi 16 peraturan sahaja dan peraturan terakhir ialah Peraturan 16.